Relato de Projeto: Facilitação Gráfica como instrumento de marketing

Em Abril de 2014, fomos convidado por um patrocinador/expositor de um pequeno evento sobre um tema específico, para surpreender a audiência e perenizar sua 1h de palestra e também criar interatividade no stand da empresa, enquanto possíveis prospects eram mapeados.

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De fato, a Facilitação Gráfica tem a potência de atrair a atenção do espectador e, por ser uma atividade ainda bastante nova, confere a quem a contrata uma aura de inovação / atenção a novidades.

Para quem não esteve presente à palestra, o conhecimento transmitido – que ajudou a promover os serviços prestados pelo expositor – pôde ser apreciado no stand, durante os demais dias de evento, potencializando a visibilidade do tema que poderia ter ficado circunscrita ao momento da apresentação.

Para promover uma interação qualificada, que gerasse resultados imediatos, a empresa solicitou que fosse feito um painel ilustrado contendo a pergunta “Qual o maior desafio para a implantação de uma intranet colaborativa na sua empresa?” que poderia ser repondida por meio de post-its que os participantes colariam no próprio cartaz. A depender da resposta a essa pergunta, os promotores já saberíam nível de maturidade em que a empresa do prospect se encontrava (e quanto esforço de venda colocar naquela empresa).

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Neste caso, a Facilitação Gráfica funcionou como:

  • elemento de destaque de uma palestra em relação às demais;
  • perpetuador dos efeitos positivos do conhecimento sobre o tema para o interesse no serviço prestado;
  • promotor de interação e reflexão;
  • meio para pesquisa / enquete que definiria targets desejados.

Relato de Projeto: Palestra de Reinaldo Bulgarelli

No início de 2011, quando ainda estava começando a trabalhar com Facilitação Gráfica, tive a oportunidade de fazer a Colheita de uma Palestra de Reinaldo Bulgarelli, que era parte da abertura de um Workshop de um cliente que tinha como objetivo alavancar negócios a partir do olhar mais atento para a diversidade.

Realizei o trabalho (retratado acima, apenas a parte relativa à abertura, com algumas partes borradas propositalmente por serem conteúdo confidencial) e enviei o painel para os envolvidos. Qual não foi a minha surpresa receber o retorno do palestrante dizendo que a leitura daquele conteúdo tinha sido muito importante para ele?

Nunca tinha imaginado que o autor do conteúdo (especialmente sendo um conteúdo elaborado, palestrado, reelaborado, palestrado novamente…) tivesse algum benefício expressivo em fazer a leitura dos registros de sua palestra.

Então ele me explicou que, ao final de sua fala, a primeira manifestação da platéia partia de pressupostos opostos aos que ele havia tentado transmitir, o que o deixou muito desconfortável, sem saber se ele não tinha conseguido se expressar. A leitura do registro serviu para tranquilizá-lo, tanto por certificar-se de que sua apresentação tinha sido adequada, quanto por saber que todos haviam recebido esse “reforço da mensagem” ao final do evento.

Como esta comunicação se deu por e-mail, transcrevo aqui as palavras exatas:

“Camila, eu não faria uma síntese melhor e tão bem ilustrada. Que bom ver a fala da gente retratada de forma que faça sentido pra gente mesmo. Eu aprendi muito com a minha fala! Obrigado!

Você pegou os pontos exatos da mensagem. Falei muito e de muitas coisas, mas o tempo era curto para trabalhar tanta complexidade. Você foi exatamente nos pontos. Qualquer um que olhar aquilo vai ter acesso à essência da minha mensagem, aquilo que eu queria que entendessem para poderem trabalhar nos momentos seguintes. Eu me identifiquei totalmente e volto a dizer: não faria resumo melhor, muito menos tão lindamente ilustrado. E olha que uso fotos, imagens lindas na minha apresentação.

Saindo de diversidade e generalizando, é uma forma muito bacana do próprio falante perceber o que disse e dos ouvintes pegarem novamente o que foi dito e não percebido, seja pelo registro, seja pelos destaques gráficos. A percepção é seletiva e muita coisa se perde por não escutarmos ou por estarmos maquinando alguma coisa enquanto o falante fala (e, no meu caso, põe falante nisso).

Eu também vi o material como música para os meus ouvidos porque, se você se lembra, assim que eu terminei de falar, a primeira intervenção foi absolutamente contrária de tudo que eu havia dito. Fique mega frustrado imaginando que não dito nada direito naquele afã de cumprir o tempo. Agora sei que a Camila entendeu tudinho o que eu disse, hehehe! Se os outros entenderam também, que ótimo!!

Recapitulando, esse relato fala sobre os seguintes benefícios da Colheita:

  • Auxiliar na checagem de entendimento (verificar se “aquilo que foi dito”, “aquilo que foi captado pela Colheita” e “aquilo que foi entendido pelos presentes” coincidem);
  • Memória e reforço dos principais pontos da mensagem transmitida.

Relato de Sessão Individual: Reforma de Apartamento

Por Camila Scramim Rigo

No final de 2011, tive a oportunidade de contribuir para um processo de tomada de decisão individual, de uma cliente que iria reformar um apartamento.

O imóvel havia sido comprado por essa mulher, de pouco mais de trinta anos, de um irmão mais velho – que morou ali com sua família durante muito tempo e tinha um perfil muito diferente. Fazer a reforma era importante para que o apartamento se tornasse “seu”.

Mas seu desejo era incompatível com seu orçamento. Em meio a tantas dúvidas sobre o que fazer e do que abrir mão, a obra não saía da intenção. Mesmo a decisão de contratar um arquiteto não era fácil (pagar seus honorários significavam uma restrição extra no orçamento e o tamanho da reforma não justificava o investimento).

Ela teria que encontrar as respostas dentro de si mesma.

Nesse contexto, surgiu a necessidade de contar com alguém que pudesse ajudá-la a organizar e ponderar idéias, desejos e limitações (financeiras, estruturais, etc) para fazer a melhor escolha possível. Daí a decisão de me convidar para ajudá-la.

Meu encontro com essa pessoa durou cerca de 1 hora e meia, no próprio apartamento. Ali, ela me apresentou todas possibilidades que havia imaginado, prós e contras. Disse que pensava até em não fazer a reforma, tamanha a dificuldade de definir o que queria de fato. Percebi que ela parecia ficar chateada com quaiquer das alternativas, ao não encontrar, em cada uma delas, as vantagens que identificava nas demais.

Voltei para o escritório com minha Colheita em mãos – anotações sobre tudo o que realmente importava para esta decisão e para esta pessoa – com a certeza de que, muito mais do que organizar as informações contraditórias, minha missão era dar a esta cliente a oportunidade de se alegrar com uma importante conquista de sua vida.

Comecei classificando as dúvidas e considerações em grandes grupos/etapas. Assim, a decisão sobre “1) derrubar a parede que separava a cozinha da sala ou 2)  abrir apenas uma janela de comunicação” perderia seu sentido caso ela optasse por não fazer a reforma. Isso significava que a decisão de fazer ou não a reforma teria que vir antes. Feita essa sequenciação, o processo de decisão já não parecia mais tão caótico (uma escolha de cada vez e tudo se resolveria!).

Passei então a pensar no cartaz de Facilitação Gráfica que seria entregue. Optei por um caminho cheio de bifurcações como metáfora visual. Cada bifurcação era um tema, cada ramo uma alternativa. Junto a cada alternativa foi incluída uma lista de vantagens – opção consciente pela visão apreciativa: tudo nesse caminho era ótimo! Só seria preciso decidir que alternativa era mais positiva entre as positivas – o melhor tipo de dilema que se pode ter!

Ainda havia um desafio: como expressar visualmente, naquele caminho, decisões independentes como “decisão sobre a cozinha” e “decisão sobre os quartos” (as duas alternativas sobre a cozinha precisariam levar ao mesmo local para iniciar a decisão sobre os quartos). Além disso, o trajeto não poderia parecer louco, longo, chato ou complicado.

O lago com pedras, substituindo as bifurcações, foi a saída para este problema: remetia a algo divertido a cada passo, sem causar qualquer incômodo pelo fato de escolhas diferentes levarem a uma mesma pedra. Aos poucos e com a ajuda do desenho, todas as opções e argumentos foram sendo inseridos no mapa.

A intenção de uma colheita nunca é sugerir, questionar ou direcionar uma opção, e sim, consolidar idéias dispersas num todo organizado para que os próprios interessados façam suas escolhas. Quis deixar este princípio bem claro. Foi assim que surgiram as instruções, as flechas para colorir e os convites para a própria cliente completar a expressão da personagem que a representava, de acordo com os sentimentos que o caminhar em cada trilha havia mobilizado.

Sim, a decisão era dela. E sim, no painel quase nada havia que não tivesse sido dito por ela. E ainda assim, ter contado com ele fez toda a diferença, segundo suas próprias palavras:

“Ter recebido o painel me fez ver que não eram as pequenas escolhas que eu teria que fazer para executar a refoma que realmente importavam. Me fez perceber que posso decidir sem tanto medo (mesmo que de uma próxima vez eu escolha diferente) porque  será muito bom, de qualquer forma. Me mostrou, com beleza e delicadeza, o quanto eu estava me atrapalhando com meus pensamentos.”

Esse relato demontra algumas características da Colheita e da Facilitação Gráfica que eu valorizo muito e são muito difíceis de explicar (e até de acreditar):

  • a Colheita proporciona a oportunidade de olharmos para nossos próprios pensamentos como observadores externos, enriquecendo nosso diálogo interno;
  • a Facilitação Gráfica tem o poder de provocar e acessar emoções importantes, sem alardes e pieguices, com baixo risco de estranhamento, em benefício do processo.

 

Relato de Projeto: Articulação da Comunidade

Por Camila Scramim Rigo

Em meados de 2011, fui convidada para um projeto idealizado e liderado por uma grande indústria de cosméticos, que tinha como objetivo reunir e engajar diversos atores / organizações atuantes na cidade em que se localiza sua sede, para um diálogo multissetorial sobre possíveis ações de inclusão da população local no mundo do trabalho.

Esta preocupação tinha origem no compromisso da empresa em gerar empregos para a população local, porém se deparar com a não existência, na região, de profissionais suficientemente qualificados para assumir os cargos.

Sendo este um problema complexo (em todos os sentidos definidos por Adam Kahane: dinamicamente, por ter causa e efeito separados no tempo e no espaço; generativamente, por seus desdobramentos adquirirem formas desconhecidas e imprevisíveis; e socialmente, pelo fato de pessoas diferentes terem visões diferentes sobre qual é de fato o problema) não poderia ser solucionado de forma linear, apenas por uma organização. Teria que contar com uma articulação de esforços, inteligência e participação coletivas.

O formato proposto para propiciar a conexão e a troca de idéias entre todas essas pessoas foi um dia de encontro, em período integral, na sede da Secretaria de Educação do município. Utilizou-se diversas metodologias participativas como Círculo (Peer-Spirit), Café com Prosa (World Café) e Espaço Aberto (Open Space). Participaram do encontro representantes de empresas de vários portes, prestadores de serviços ligados à área de recursos humanos, professores e representantes da Secretaria de Educação, representantes de ONGs ligadas a formação profissional e a atividades extracurriculares, profissionais ligados à justiça, além de alguns jovens que enfrentam no dia a dia o desafio de conseguir seu primeiro emprego.

A função da Colheita neste projeto era, na primeira metade do encontro, capturar e consolidar considerações e pontos de vista que pudessem fornecer um panorama mais completo dos fatores que prejudicam a inclusão das pessoas no mundo do trabalho, naquele contexto específico. Este conjunto de conhecimentos alimentaria as discussões da segunda metade do encontro, em que os participantes conversariam sobre possibilidades de ações concretas no sentido de sanar ou minimizar o problema. Elas  também seriam colhidas para referência futura (para o momento de desenvolvê-las e levar ideias para a prática).

A seguir, encontra-se uma foto do painel produzido na primeira metade do encontro: um grande mapa mental, visível a todos, que consolidou as ideias produzidas pelos grupos rotativos do World Café (6 mesas de até 5 pessoas).

A proposta da facilitadora do processo para este bloco foi: “Conte uma história que ilustre o que influencia a inclusão de pessoas no mundo do trabalho. Que relação essa história tem com nosso contexto?“. À medida em que as histórias iam sendo contadas, os próprios grupos iam escrevendo, em filipetas, as idéias-chave que poderiam trazer luz para o questões relacionadas à inclusão no mundo do trabalho. Essas filipetas iam sendo trazidas para a Facilitadora Gráfica e iam concomitantemente sendo categorizadas e transcritas para o painel.

Na sequência, foi aberto um espaço para comentários em plenária e as principais ideias adicionais também foram sendo trazidas para o painel em tempo real.

Após terem um tempo, dentro da programação, reservado para examinarem o conteúdo do painel (momento em que todos puderam ter contato com a produção das demais mesas de conversa e também revisitar a parte que já conheciam, validando a Colheita e aprofundando a compreensão sobre o problema), os participantes foram convidados a propor temas para conversas que tivessem como pano de fundo ações práticas que pudessem ser realizadas por aquele grupo e sua rede de influência.

Cada grupo – formado livremente a partir do interesse pelos temas – documentou o resultado das discussões num formulário contendo descrição da ação, importância de apoiá-la, possíveis obstáculos e alternativas. Essas colheitas dos grupos foram exibidas ao final do encontro para que contribuições de outras pessoas fossem agregadas (o que por meio de post its).

Ao final do encontro, todo o material produzido pelos grupos com as contribuições dos demais participantes foi recolhido, lido, relacionado e transformado num painel final, uma Meta Colheita (Colheita feita a posteriori, a partir dos registros feitos em tempo real: a Colheita da Colheita) das ações propostas pelos participantes durante o encontro.

Confira abaixo o resultado deste trabalho, antes e depois:

Ao final do projeto, o cliente deu o seguinte retorno sobre a experiência com a Colheita e a Facilitação Gráfica, nesse contexto:

“É impressionante como se torna simples chamar os participantes para fazer a retomada dos conteúdos discutidos, quando eles se apresentam assim, dessa forma lúdica. O registro daquilo que era essencial foi excelente: sinto que nada se perdeu. Tendo os painéis em mãos, a gente se transporta para o dia do evento e tudo volta a ficar vivo na memória.”

Deste relato é possível perceber:

  • o quanto a Colheita pode ajudar a dar amarração para o processo no momento do encontro, fazendo com que os conteúdos levantados num bloco de conversas alimentem o bloco seguinte para que seja dado um passo além.
  • a importância da Colheita como memória, o que aumenta a força do evento para os propósitos do processo de mais longo prazo no qual ele se insere.

 

Relato de Projeto: Educação Corporativa

Por Camila Scramim Rigo

No final de 2010, fui convidada por um grande banco para fazer a Colheita de uma série  reuniões de profissionais ligados à área de educação corporativa (para diversos setores e públicos) que procuravam integrar todas as ações educativas em uma única e inovadora proposta de Escola Corporativa.

A partir de perguntas geradoras, textos e vídeos sobre as mais recentes pesquisas e linhas pedagógicas, o grupo foi reunindo, da forma desordenada como todo processo criativo requer, aspectos de suas próprias experiências em projetos educacionais dentro do banco. Aos poucos foram se definindo conjuntamente, com base na inteligência coletiva presente na sala:

  • o que este grupo queria e o que não queria para a Escola Corporativa;
  • como os participantes definiriam o propósito da existência dessa Escola;
  • em que princípios se baseariam para pensar a estrutura e as atividades a serem propostas, para tornar o aprendizado mais efetivo;
  • como seria possível aproveitar, adaptar e potencializar projetos e plataformas educacionais já existentes;
  • qual deveria ser a abrangêcia e quais as necessidades de ampliação dos saberes a serem oferecidos;
  • que processos precisariam ser criados para organizar o funcionamento da Escola, respeitando seus princípios;
  • como viabilizar financeiramente o projeto;
  • como valorizar a dedicação à formação na avaliação de desempenho do colaborador;
  • quais seriam as fases de implementação do projeto e as possíveis mudanças de cultura necessárias para seu sucesso.

Muitas idéias inovadoras iam surgindo a cada obstáculo identificado e a cada princípio, objetivo ou crença enunciada. Toda a produção do grupo, desde as preocupações até as propostas de soluções, ia sendo colhida em tempo real, sem comprometer o fluxo dos pensamentos e depois transcrita e organizada em relatórios que realimentavam o processo.

Ao final da quarta reunião, existia material suficiente para uma checagem de todas as idéias e bases de pensamento para a consolidação de um projeto inovador, abrangente e coerente.Outras reuniões foram realizadas para detalhamento e refinamento de áreas-chave selecionadas.

Nesta fase entrou a Facilitação Gráfica, organizando os conteúdos escolhidos para apresentação às instâncias de decisão superiores.

Ao final do projeto, a cliente em questão deu um retorno bastante interessante sobre sua primeira experiência com a Colheita e a Facilitação Gráfica:

“Ter uma pessoa dedicada a captar todos os conteúdos discutidos nos deixou à vontade para pensar, falar e criar livremente. Talvez até pudéssemos ter chegado aos mesmos resultados numa situação em que nós mesmos estivéssemos documentando as conclusões – mas dificilmente teríamos chegado à mesma qualidade e abrangência de projeto em tão pouco tempo.”

Infelizmente, por ser um projeto estratégico com conteúdo confidencial, não será possível publicar a Colheita de Conteúdos e a Facilitação Gráfica resultantes neste espaço. Mas o relato do processo já se mostra rico em insights sobre o auxílio que a Colheita pode dar aos projetos em que se tem como objetivo a geração de inovação, a saber:

  • dar suporte ao livre fluxo das idéias;
  • evitar que conteúdos importantes se percam;
  • possibilitar a retomada, seleção e consolidação das idéias num momento posterior de análise e estruturação;
  • promover um melhor aproveitamento do tempo coletivo.

Propósito deste site

Em minha atuação como profissional de Colheita e Facilitação Gráfica, tenho tido lindas surpresas a respeito do quanto “tornar conteúdos claros e visíveis” pode ajudar as pessoas, os grupos e os coletivos a superarem obstáculos e realizarem seus sonhos.

Também na vida pessoal, tenho tido a oportunidade de auxiliar amigos, estruturar minhas próprias idéias e planos, e tornar minhas decisões mais conscientes, com o auxílio dessas ferramentas.

Este espaço é para compartilhar histórias, experiências e aprendizados. E para honrar e disseminar essa prática que pode nos ajudar a mudar nosso – pequeno ou grande – mundo, para melhor.

Eu sou Camila Scramim Rigo, consultora e sócia da Mundo Afora Consultoria e da CoCriar – Inovação Organizacional e Sustentabilidade. Sejam bem vindos ao universo da Colheita e da Facilitação Gráfica!